27 Jan Disse 8 tips bruger jeg HVER gang, jeg holder møde

Ineffektive møder er både tidsrøvere og energidræbere. Medarbejderne mister arbejdsglæden og firmaet betaler kassen for spildtiden.

Du kender nok selv den drænende følelse af at sidde og dagdrømme til et uinteressant møde, hvor du kunne have lavet noget vigtigt arbejde i stedet for.

Det er frustrerende. Og så er det dyrt.

Ifølge en undersøgelse fra CA A-kasse bruger en dansk virksomhed med 100 ansatte ca. 4 millioner kroner om året på møder. Undersøgelsen viser også, at 20% af møderne er komplet spild af tid.

Det svarer til at kaste 800.000 kroner lige ud af vinduet hvert år på værdiløse møder(!)

Og det er unødvendigt. For med en relativ lille indsats kan du nemlig optimere dine møder væsentligt.

Jeg har været ansvarlig for utallige møder i både store og små firmaer – både som grønskolling, som mellemleder og som direktør – og der findes mange små tricks til at forbedre processen.

Jeg har i dette indlæg samlet 8 af mine bedste mødetips til dig, så du kan aflive spildtiden, spare pengene og skabe en langt sundere virksomhedskultur.

 Få din gratis rekrutteringsguide 

1.    Er mødet nødvendigt?

Stil allerførst dig selv spørgsmålet: er mødet overhovedet nødvendigt?

Kan emnet evt. afdækkes på anden (og lettere) måde? Er der et behov for, at 8 ansatte bruger tid på at samles i et rum? Eller kan det måske løses med en mail, et Skype-opkald eller ved, at du lægger et kort visit hos nabo-afdelingen og får afklaret tingene med det samme?

 

2.    Alle skal kende formålet

Alle mødedeltagerne skal kende formålet fra start. Hvad kan de forvente af mødet – og hvad forventes der af dem?

Send agendaen og mødegrundlaget ud til deltagerne i god tid inden mødet. Hvis det ikke er en mulighed, må du som minimum dele agendaen ud til deltagerne, når de ankommer til mødet.

Ved at forventningsafstemme sætter du automatisk rammerne for, hvad der er relevant og irrelevant til mødet. Og det skaber effektivitet.

 

3.    Invitér deltagere – ikke tilskuere

Det er ikke ligegyldigt, hvem, og hvor mange du inviterer til et møde.

Mange antager, at det er bedre at invitere mange end få, for ikke at ekskludere nogen. Men jo flere der sidder rundt om bordet, jo mindre ansvar har hver enkelt for produktiviteten. Og det viser sig tydeligt i mødedeltagernes engagement. Hvis de ikke føler sig ”nødvendige” til mødet, vil de være mindre tilbøjelig til at deltage.

Flere deltagere betyder også, at flere skal have taletid. Og det kan trække mødet i unødvendige langdrag. Dit møde bliver kortere og mere dynamisk, hvis du begrænser antallet af ”tilskuere”.

Jeg sætter typisk grænsen ved 6 deltagere til et beslutningsmøde, men det afhænger selvfølgelig af situationen. Og så kan der klemmes flere ind til et informationsmøde.

 

4.    Kom og gå – til tiden

Intet dræber arbejdsglæden mere end spildtiden på uendeligt lange møder. Og det er samtidigt denne spildtid, der munder ud i en alvorlig økonomisk lussing til firmaet på den lange bane.

Det er din opgave som mødeleder at starte til tiden og slutte til tiden. Starter du mødet for sent, så vil det typisk gå over tid i den anden ende. Det er generelt effektivt at starte mødet med at sige "Vi har kun 1 time at gøre godt med, så lad os komme i gang."

Hvis du er leder, så er det endnu vigtigere at komme til tiden. Du sender et skidt signal til dine medarbejdere, hvis du altid kommer dryssende 10 minutter for sent. Jeg har set klare eksempler på, hvordan det påvirker kulturen i virksomheden. Pludselig kommer alle for sent til møderne, for hvorfor skulle de komme før chefen?

 Få din gratis rekrutteringsguide

5.    Skær helt ind til benet

En god tommelfingerregel er: Hvis du er i tvivl, om du har for mange slides i din møde-præsentation, så er svaret JA.

En drøn-effektiv måde at ødelægge et møde, er ved at stresse gennem 40 Power Point slides på en time. Det fjerner samtidig al mulighed for debat. Jeg forsøger typisk at begrænse mig til maks. 5 slides.

Du bør også begrænse mængden af tekst på dine slides. Deltagerne skal lytte til dig og ikke læse sig igennem din præsentation.

Skær ind til benet, prioritér og vælg fra.

PS: Hav dine fravalgte slides klar i en anden fil. Hvis deltagerne spørger ind til mere specifikke dele af emnet, så kan du hurtigt hive tallene, navnene, tegningerne eller andet frem og uddybe.

Det handler om forberedelse og om at sætte sig i deltagernes sted. Hvad har de brug for at vide, og hvad kan de finde på at spørge ind til?

 

6.    Udlign konkurrencen

Hvis du er leder, så kender du nok tendensen. Ambitiøse medarbejdere vil gerne bevise over for dig og kollegaerne, at de kan en hel masse.

Der kan opstå en rivaliserende stemning omkring bordet, hvor dominerende medarbejdere kæmper for at få ordet. Der opstår uenigheder, og til tider modsiger medarbejderne hinanden, bare fordi de ikke selv kom på pointen.

Men du kan undgå rivaliseringen med et enkelt trick.

Når jeg forbereder et møde med ”dominerende” deltagere, så beder jeg hver deltager om at forberede et kort oplæg på maks. 5 minutter. Vi starter således mødet med de forskellige oplæg, for så bliver alle hørt fra start.

De lyttende må kun stille åbne spørgsmål imens. Alle får deres pointer på bordet, og selv de mindre dominerende medarbejdere bliver hørt, hvilket giver mange positive indspark. Jeg har samtidig observeret, at de sidste "speakere" typisk indrager de andres pointer - og det er positivt, for så nærmer vi os en fælles enighed.

Når alle har holdt deres oplæg, laver jeg en opsummering. Hvor er der enighed, og hvor er der uenighed?

Det er god teknik til at udligne konkurrencen omkring mødebordet. Det inddrager og skaber ejerskab, og deltagerne er herefter mere tilbøjelige til at bevæge sig i samme retning.

 

7.    Skab et dynamisk arbejdsrum

Det kan godt betale sig at overveje mødets omgivelser. Selve rummet og dets indhold påvirker måden, hvorpå deltagerne interagerer og arbejder med hinanden.

Er der behov for at sidde om et bord – eller giver det mest mening at sætte stolene op i en halvcirkel foran en tavle?

Er mødets formål at brainstorme idéer? Så fjern bordet (og evt. stolene). Folk bliver mindre territoriale, når de ikke har deres ”eget rum”, som klart adskiller dem fra de andre deltagere.

Du vil se dine medarbejdere engagere sig mere i samarbejdet og idéudviklingen, hvis du ændrer dynamikken i rummet. Og hvis du ser en tendens til uenigheder mellem de samme medarbejdere gentagne gange, så skift "settingen" helt ud - drop mødelokalet og sæt jer f.eks. på caféen rundt om hjørnet eller udenfor i gården.

 

8.    Rund mødet ordentligt af

Et succesfuldt møde skal sluttes ordentligt af.

Som mødeleder har du undervejs taget notat af, hvad der er besluttet, og hvad der er åbent. Du bør bruge de sidste 5 minutter på at samle op på konklusionerne, sørge for at alle har forstået pointerne og lægge en klar plan for, hvad der skal ske fremadrettet.

Det er en god ide at sende konklusioner og tidsfrister til deltagerne på mail. Men det skal sendes umiddelbart efter mødet - et mødereferat, der er mere end 24 timer gammelt, er typisk allerede forældet.

 

Få din gratis rekrutteringsguide

 

Det var mine 8 mødetips til dig - jeg håber, du kan bruge dem :-)

Et godt møde sparer nemlig ikke kun virksomheden tid og penge. Det giver også mere effektivitet, større arbejdsglæde og en sundere virksomhedskultur, som er med til at fastholde medarbejderne.

Hust, at du kan downloade vores gratis rekrutteringsguide: 6 steps til den rette medarbejder. Med guiden får du en gennemtestet metode til selv at lave en rekruttering af høj kvalitet. Klik her og få guiden!